BDO je jednou z největších poradenských sítí na světě, která v současné době čítá 1 713 kanceláří ve 164 zemích světa. Sdílení osvědčených postupů na všech odborných pracovištích po celém světě BDO umožňuje poskytování služeb té nejvyšší kvality. Na českém trhu působí už 30 let. S téměř 500 odborníky a dlouholetou praxí se řadí k předním poradenským společnostem v České republice.
Jak to v BDO vypadalo?
Ve společnosti BDO chyběl férový systém parkování. Zaměstnanec musel spoléhat, že přijede včas
a najde poslední volné parkovací místo. Jak bývá u těchto systémů zvykem, parkují neustále ti samí lidé, kteří jezdí do práce brzy ráno a nebo nestojí ráno v kolonách. Opozdilci naopak musí desítky minut hledat parkování v přilehlých ulicích.
Jak zmiňuje finanční ředitel společnosti Michal Pacovský:
„Chyběl nám jednoduchý rezervační systém, který by zamezil zvýhodňování některých uživatelů a byl tedy ke všem spravedlivý“.
U služebních aut chyběla zautomatizovaná administrativa. Kniha jízd byla vedena v papírové podobě a musela být vyplňována ručně. Jakmile uživatel potřeboval vůz, musel nejprve kontaktovat sekretariát, kde odpovědný zaměstnanec zapsal rezervaci do sdíleného Outlooku.
Ani jeden ze zdrojů se nedařilo efektivně využívat tak, aby bylo sdílení efektivní, přehledné, férové a jednoduché.
Proč Ofisly?
V BDO se rozhodli zavedený systém nahradit především kvůli zjednodušení a přehlednosti.
V aplikaci Ofisly jsou všechny rezervace provedeny na pár kliknutí. Aplikace se postará také o standardizaci záznamů a automatické vytváření knihy jízd.
Bonusem pak je možnost umožnit zaměstnancům férové sdílení parkování. Aplikace dohlédne na to, aby měl každý zaměstnanec měsíčně stejný počet rezervací. Firmě se také podařilo efektivněji využívat přidělená místa, když byl jejich majitel mimo kancelář.
Ve firmě BDO se podařilo kompletně nahradit kombinaci Outlook kalendáře a Excelu. Rezervace v Outlooku probíhaly formou rezervace místností, které však musely provádět pouze odpovědné osoby. Vše bylo následně evidováno do excelovských tabulek. Celý systém byl administrativně náročný a uživatelé se v tabulkách ztráceli.
Jak to dopadlo?
Pozitivní ohlasy – Zaměstnanci společnosti BDO byli s aplikací Ofisly okamžitě spokojeni a změnu přijali pozitivně. Vše si rezervují přehledně, jednoduše, a na jednom místě ze svého počítače či telefonu. Administrátorovi aplikace nabídla jednoduché analýzy dat, ke kterým by se dříve těžko dostával.
Do aplikace může administrátor nahlédnout a hned zjistit jaké je průměrné vytížení parkoviště nebo kdo kolikrát za poslední měsíc parkoval.
Zavedení aplikace Ofisly do společnosti popsal stručně také Michal Pacovský:
„Aplikace je jednoduchá a zaměstnanci si tak na její užívání zvykli téměř okamžitě. Samozřejmě se během změny systému u některých uživatelů objevily drobné problémy, ale ihned jsme je vyřešili.“.
Informace poskytl finanční ředitel společnosti BDO Czech Republic s.r.o. – Michal Pacovský
Chcete také firmě ušetřit čas a náklady? Vyzkoušejte si Ofisly na 14 dní zdarma.