Mnoho firem pro správu vozového parku stále používá Excel, Google Sheets a další „tabulkové” nástroje. Nabízí se to, protože zaměstnanci s nimi umí pracovat a snadno v nich vytvoří například knihu jízd. Firmy pak mají pocit, že nepotřebují specializovaný systém a že si vystačí s tímto provizorním řešením. Používání tabulkových nástrojů však s sebou nese velká rizika.
1. Všechna data vkládáte ručně
Do Excelu musíte všechna data zadávat ručně. Ačkoliv se některé funkce dají automatizovat tak, aby dopočítaly údaje, které potřebujete sledovat (například ujeté kilometry), vstupní data do tabulky vždy vkládáte sami. Máte-li tabulek více, musíte mezi nimi vytvářet vazby.
Pokud tento systém používáte déle, postupně narůstá počet listů, tabulek a funkcí. Správa těchto tabulek se dřív nebo později stane nepřehlednou a chaotickou. U tabulek pak ztratíte zbytečně moc času a snadno uděláte chybu nebo se přepíšete.
Nemluvě o tom, že když někdo omylem z tabulky smaže pár údajů, celý systém se kvůli provázanosti snadno zhroutí a přestanou fungovat automatické funkce. Pokud k něčemu podobnému v obřím ekosystému tabulek dojde, dost možná se chyby nikdy nedopátráte.
2. Riziko ztráty dat
Firmy tabulky typicky umisťují do sdílených úložišť nebo na lokální server. Ani v jednom případě ale dostatečně neřeší bezpečnost dat a pravost či aktuálnost zadaných údajů. S tabulkami pracuje více lidí ve stejném čase, vzájemně si je přepisují, posílají e-mailem a často neví, která verze je aktuální. A pokud nepoužíváte verzovací nástroje, je velmi snadné dokument přepsat nebo úplně ztratit.
Tyto tabulky navíc často obsahují citlivá data, například databáze řidičů obsahuje rodná čísla nebo čísla řidičských průkazů. Únik těchto dat kvůli nepozornosti může být pro společnost zničující nejen kvůli pokutám za únik dat, ale i kvůli případnému zneužití.
3. Chybí komplexní zpracování dat
Excel je skvělý nástroj. Dokáže pracovat se složitými funkcemi, propojovat data a vytvoříte v něm přehledné grafy. Pro efektivní řízení vozového parku to však nestačí. S rostoucím množstvím dat je stále těžší provést komplexní analýzu.
Pokud potřebujete například vyhodnotit, které auto je pro firmu z dlouhodobého hlediska nejvýhodnější, potrvá vám hodiny, než se v přeplněných tabulkách doberete k závěru (pokud se k němu vůbec doberete).
4. Omezená funkcionalita
Tabulkové nástroje jsou jednoduché, ale na druhou stranu obsahují omezený počet funkcí, protože se zaměřují na numerické a textové operace. Pokud potřebujete získat například z Excelu speciální funkci, musíte si vlastnoručně naprogramovat makra, což zvládne minimum uživatelů.
Při správě vozového parku se vám hodí například notifikace o pravidelné prohlídce, automatické přehledy nebo rezervační formuláře. Tyto funkce v tabulkových nástrojích nenajdete, protože nejsou primárně určené ke správě vozového parku.
5. Tabulky stále rostou a jsou nepřehledné
Firma o pěti lidech a jednom autu si s jednoduchou tabulkou pravděpodobně vystačí. Jinak ale i menším firmám s 20 zaměstnanci tabulky s každým pracovním dnem rostou. A jakmile vyroste i firma, množství dat za den se znásobí.
Středně velké firmy potřebují podle našich zkušeností ke správě vozového parku průměrně 10 samostatných tabulek, které jsou postupně tak masivní, že se v nich zaměstnanci ztrácí. Klíčové informace potřebujete mít vždy na dosah, a to stručně a přehledně. Na to bohužel Excel nestačí.
Závěr
Tabulkové nástroje jsou velmi užitečné pro kteroukoliv firmu, ale bohužel nejsou určené pro správu vozového parku. Můžeme je doporučit pouze jako levné provizorní řešení pro ty nejmenší firmy. Pokud si ale chcete se správou služebních vozů ušetřit práci i peníze, doporučujeme profesionální fleet management software, který je vyvíjen přesně pro tyto účely.
Chcete-li vědět, jaké to je vyměnit chaotické tabulky za přehledný systém pro správu vozového parku, vyzkoušejte si na 14 dní zdarma naši aplikaci Ofisly