Inženýrská firma BKB Metal pomáhá od roku 1996 firmám z hutnictví, strojírenství nebo stavebnictví. Tvoří projektové dokumentace, realizuje stavby a dodává technologická zařízení. Velká část jejích zaměstnanců pracuje v terénu, a proto potřebovali zkrotit chaos ve vozovém parku. V roce 2020 nasadili aplikaci Ofisly, díky které zjistili, že jim stačí podstatně méně služebních aut.
Výchozí stav: rostoucí počet zaměstnanců, aut a složité rezervace
Prvním impulsem pro hledání řešení byl podle předsedy představenstva Aleše Koňaříka rostoucí problémy s rezervacemi služebních aut:
„Začínali jsme jako malá firma. Firma se však postupně zvětšovala, rostl počet zaměstnanců a tím i počet služebních aut. Najednou jsme zjistili, že je problém s evidencí rezervací služebních aut, často docházelo ke kolizím v termínech rezervací a zaměstnanci si pro jistotu rezervovali auta na celý den, i když jejich reálná doba použití služebního auta činila například pouze dvě hodiny.” vysvětluje předseda představenstva.
Za asistentkou každý den chodili zaměstnanci kvůli rezervacím aut, záznamy přibývaly a bylo těžší a těžší se v excelových tabulkách orientovat. Asistentka se navíc nemohla plně věnovat své hlavní náplni práce a řešila například překrývající se rezervace.
Zaměstnancům už byl proces rezervace tak otravný, že si raději rezervovali auta na delší dobu, než reálně potřebovali – jen aby se vyhnuli zbytečné administrativě. Například kvůli dvěma krátkým služebkám po sobě si zaměstnanec rezervoval auto rovnou na dva dny. Firma na tom zbytečně prodělávala a nikdo nevěděl:
- kdo s kterým autem jezdí,
- kam s ním jezdí,
- na jak dlouho ho má půjčené
- ani kdo vůz používal před měsícem, když se stala nehoda.
Řešení: software, který do vozové agendy vnese pořádek
Protože se situace stále komplikovala, pustila se firma BKB Metal do hledání systému, který do vozového parku vnese řád a asistentce uvolní ruce. Oslovil startup Ofisly, kde jako jedni z prvních v Česku vyvinuli aplikaci přesně pro tyto situace – fleet management systém neboli systém pro správu vozového parku.
„Jde o velmi jednoduchou cloudovou aplikaci, jejíž implementace proběhla prakticky ze dne na den. Zaměstnanci si na aplikaci díky jednoduchému rozhraní rychle zvykli. Už po pár dnech v ní pracovali automaticky,” říká předseda představenstva.
Hned po nasazení Ofisly se asistentce změnil pracovní režim. Aplikace za ni zařídila přidělování služebních vozidel, takže agendě kolem vozového parku už věnovala pouze zlomek času.
„Úspora času je pro mě určitě hlavní výhodou, ale aplikace výrazně ušetřila čas i ostatním. Kolegové už za mnou zbytečně nechodí, ale rezervují si auto sami z kanceláře,” vysvětluje asistentka předsedy představenstva.
Nasazení aplikace také změnilo přístup zaměstnanců k rezervacím aut. Začali si vozidla rezervovat pouze na čas, během kterého je reálně potřebovali.
„Rezervaci auta teď zaměstnanci zvládnou na pár kliknutí,” vysvětluje předseda představenstva.
Když zaměstnanci zjistili, kolik jim aplikace ušetří práce, rychle si ji oblíbili.
„Na nový systém rezervací jsem si rychle zvykl. Vyhovuje mi, že už nemusím volat asistentce nebo za ní chodit, ale vše rychle vyřídím z PC nebo mobilu,” pochvaluje si jeden ze zaměstnanců.
Výsledek: výrazné snížení počtu aut
Zavedení Ofisly odstranilo v BKB Metal chaos. Asistentka má přehled, kde se auta právě nachází nebo kdo a jak často konkrétním autem jezdí, a zaměstnanci už se nemusí doslovat hádat o auta.
Aplikace také odstranila kolize rezervací, ke kterým docházelo, když se jeden ze zaměstnanců zpozdil s vrácením auta. Aplikace v takovém případě rezervaci automaticky přeplánuje, takže asistentka už nemusí podobné nepříjemnosti řešit, ale v klidu se věnuje své práci. Nemusí ztrácet čas ani vedením knihy jízd, protože aplikace ji automaticky vyplní podle reálných údajů z rezervací.
Ofisly zároveň za asistentku hlídá důležité termíny. Jakmile se přiblíží termín servisní či technické prohlídky nebo konce dálniční známky, Ofisly jí pošle notifikaci na e-mail.
Díky tomu, že si zaměstnanci začali půjčovat auta jen na čas, kdy je doopravdy potřebují, v BKB Metal zjistili, že mají víc vozidel, než reálně využijí. Spočítali si, že počet sdílených aut mohou klidně výrazně snížit. Náklady na provoz sdílených vozů jim tak klesly téměř o polovinu.
„Snížení počtu vozidel nebyl prvotní záměr, chtěli jsme mít hlavně v autech přehled. Když ale kolegové začali díky aplikaci jezdit efektivněji, zjistili jsme, že velká část aut nám v garážích stojí nevyužitá. Díky snížení počtu sdílených služebních aut nyní firma ušetří statisíce korun ročně.” vysvětluje předseda představenstva.
Závěr: Chtěli zjednodušit rezervace a mít přehled v autech, ale ušetřili podstatně víc
Udělat pořádek ve vozovém parku a ušetřit čas zaměstnancům. To byla základní potřeba firmy BKB Metal, kterou Ofisly vyřešil uživatelsky jednoduchou a finančně výhodnou cestou. Díky snížení počtu vozidel nyní firma ušetří statisíce korun ročně na provoz sdílených automobilů.
„Prvotním záměrem bylo zajistit jednoduchou rezervaci sdílených aut“, říká předseda představenstva. „To se podařilo znamenitě, a navíc jsme zavedením Ofisly získali následující benefity:
– Perfektní přehled, kde se služební auta právě nachází,
– Přehled o povoleních vjezdu do jednotlivých závodů a firem,
– Přehled o vytíženosti jednotlivých služebních aut,
– Odstranění kolizí v rezervacích,
– Nemusíme ztrácet čas vedením knihy jízd,
– Aplikace hlídá termíny servisních a technických prohlídek,
– Snížení počtu sdílených služebních aut.“
„Vozový park konečně dostal svůj řád. Díky aplikaci jsme ve firmě zavedli novou kulturu sdílení služebních aut, která nám šetří náklady, čas i stres,” hodnotí Ofisly předseda představenstva Aleš Koňařík.
Informace poskytl předseda představenstva společnosti BKB Metal, a.s. – Aleš Koňařík
Chcete také firmě ušetřit čas a náklady? Vyzkoušejte si Ofisly na 14 dní zdarma.